E-posti osas võite arvata, et teate kõike, mida on vaja teada. Lõppude lõpuks saadavad ja saavad enamik meist keskmiselt 121 meili päevas , vastavalt tehnoloogia turu-uuringute firma Radicati rühmitus . Kuid kuigi veedate tõenäoliselt märkimisväärse hulga igast päevast postkastis vaeva nähes, võiksite siiski õppida ühe või kaks. Tegelikult on palju e-posti etiketi reegleid, mis väldivad regulaarselt teid ja paljusid teisi inimesi teie kontaktiloendis. Kas soovite olla kindel, et olete elektrooniliselt viisakas? Siin on 17 kuldreeglit meilisõnumite kohta, mida te tõenäoliselt ei teadnud, kuid mida peate teadma.
1 Vastake e-kirja saamise minutile, isegi kui vajate rohkem aega.
Shutterstock
Keegi ei hinda e-kirjale vastuse saamist nädalaid pärast selle saatmist. Tegelikult on konsultatsioonifirma läbi viidud 2018. aasta uuring Toister Performance Solutions selgus, et 41 protsenti inimestest ootas oma töökaaslastelt e-posti vastust vähem kui tunni jooksul. (Alustage nüüd oma raamatupidamisele vabanduse märkuste koostamist!)
Muidugi kutsuvad mõned meilivastused teid oma mõtteid närima ja koostavad mõõdetud sõnumi. Sellistel juhtudel on lahendus lihtne: vastake mõne minuti jooksul, et saatja saaks teada, et olete tema sõnumi saanud, kuid vajate veidi rohkem aega asjade lahendamiseks. Nii teavad nad, et olete arvestanud nende e-posti aadressiga ega ignoreeri neid lihtsalt.
2 Kasutage „Vasta kõigile” ettevaatusega.
Shutterstock
Valikute „Vasta” ja „Vasta kõigile” vahel on oluline erinevus. Ja ometi ei saa paljud e-posti kasutajad sellest kahjuks aru. Kui kuulute nende hulka, siis teadke, et viimase valimisel saab teie vastuse iga adressaat, kes oli originaalsõnumis osalenud - ja sagedamini ei pea te kõigi postkaste üle ujutama.
Need mittevajalikud massiteated on selline nuhtlus, nende kirjeldamiseks on kõnekeelne termin: ' Vasta Allpocalypse . ' Niisiis, järgmine kord, kui vastate massmeilile, kaaluge, kes teie vastust tegelikult lugema peab: kas kogu ettevõte või ainult algne saatja?
3 Kui soovite kelleltki vastust, ärge heitke talle.
Shutterstock / Jacob Lund
Kui kopeerite kedagi e-kirjaga - see tähendab, et kopeerite teda -, tähendab see tavaliselt seda, et soovite hoida teda vestluses kinni, kuid ei pea tingimata temalt vastust saama. Ja koolitusprofessionaalina Dannielle Walz hoiatab, et CC-valiku väärkasutamine võib põhjustada suhtlusprobleeme.
'Kopeerides kolleegid paljudesse e-kirjadesse, võivad nad hakata teie e-kirju enam oluliseks pidama ja võivad paigutada need otse' viitekausta 'või' loe hiljem kausta ',' kirjutas ta LinkedIn postitus. 'See võib viia olulise teabe kaotamiseni tulevikus.'
Seega, kui ootate kelleltki vastust, sisestage tema e-posti aadress väljale Saaja ja kasutage säästlikult funktsiooni CC.
4. Mõistke, millal ja millal BCC-d mitte kasutada.
Shutterstock
BCC väli on veelgi keerulisem, hoides pidevalt mööda isegi kõige staažikamatest e-posti kasutajatest. Kuid jagame selle laiali: BCC tähistab 'pimekoopiat', nii et kuigi see on sarnane CC-ingiga, ei kuvata BCC-ga selle isiku e-posti aadressi teistele saajatele, see tähendab, et keegi teine ahelas ei näe, et te nende hulka.
Millal on siis BCC kasutamine okei? Hillel Täis kohta Inc. ajakiri ütleb, et see on mõeldud ainult massiliste e-kirjade jaoks või kui keegi tutvustab teid e-posti teel kellelegi teisele.
'Igal teisel juhul, kui saadate kellelegi e-kirja ja BCC kellelegi teisele, olete ebaaus - meeldib see teile või mitte,' märgib Fuld. 'Saatsite isikule X meilisõnumeid ja lasete neil sellest teadmata lasta inimesel Y oma vestlust pealt kuulata. Isikul X pole aimugi, et keegi teine seda meili loeb, kuigi tegelikult saatsite selle salaja ka kellelegi teisele. '
5 Kasutage hüüumärke säästlikult.
Shutterstock
Siin ja seal on lihtne oma meilidesse hüüumärk visata, kuid proovige a-d mitte teha harjumus sellest. Kuigi neid kasutatakse ajalooliselt põnevuse tähistamiseks, võib e-kirjas hüüumärke hõlpsalt eksitada foonuse või passiivse agressiivsusega.
miks ma unistan pidevalt samast inimesest, nagu oleksime suhtes
'Tarbetu hüüumärgi kasutamine e-kirjas võib teie teksti aluseks oleva tähenduse kergesti hävitada.' Anna Verasai selgitab edasi HR Digest . Kasutage seda ainult siis, kui peate olulist rõhutama. Mõelge, kuidas teie lugeja võiks sõnumit lugedes tõlgendada. '
6 Olge huumorikasutusega ettevaatlik.
Shutterstock
Kõik armastavad a hea nali iga natukese aja tagant, kuid kuna tooni saab valesti tõlgendada, kui see ei vasta isiklikult, on kõige parem jätta naljad oma meilidest välja. 'Broneerige huumor telefonikõnede jaoks või isiklikult,' kirjutas äri kirjutamise professor David Silverman , kirjutas Harvardi ettevõtlusülevaade . 'Nii võiksin öelda, et kui joone teises otsas või konverentsilaua tagaosas on hämmastav vaikus, siis võiksin öelda:' Ma arvan, et te ei pruugi aru saada, kui naljakaks ma ennast pean, ja seda arvestades usun, et lõpetan nüüd. '
Aga tõsiselt: 2005. aasta keskne uuring avaldati Isikupära ja sotsiaalpsühholoogia ajakiri selgus, et kui saatjad ennustasid, et nende saajad suudavad 80 protsenti ajast täpselt nende tooni dešifreerida, suutsid saajad tegelikult tooni täpselt lugeda vaid 56 protsenti ajast.
7 Jätke släng vahele.
Shutterstock
Kiirsõnumite esilekerkimisega lühendatud vormid inglise keel on muutunud laialdasemalt kasutatavaks - näiteks 'teie' jaoks 'u' või 'tahan' asemel 'tahan'. Kuid nagu huumor ei jää sageli e-kirjade puhul kinni, släng on sarnane no-go. Ühe järgi OnePoll uuringus leidis 37 protsenti inimestest, et slängi kasutamine töökohal on vastuvõetamatu, ja 55 protsenti ütles, et jätke oma ülemusele meilisõnumite saatmisel vahele lol.
8 Pöörake tähelepanu teemareale.
Shutterstock
Teemaread on lihtsad, kuid vajalikud. Ja kuna enamikku meilidest loetakse edasi mobiilseadmed —55 protsenti vastavalt e-posti kohaletoimetamise ettevõtte andmetele Tagasitee - oluline on neile naelutada. Parimad on lühikesed, lühikesed ja otsesed teemaread. Teie e-posti eesmärk peaks olema selgelt välja toodud ja piirama seda kuni viie sõnaga, kuna mobiilseadmed katkestavad pärast seda kõik sõnad.
9 Lisage allkiri.
Shutterstock
Kas olete kunagi kelleltki meili saanud ja mõelnud: 'Kes see on alates ? ' Kuigi saatja aadress võib anda teile mõne vihje selle kohta, kes nad on, ei piisa mõnikord. Teie e-kirja lõpus olev allkiri võib koheselt teavitada saajat sellest, kes te olete, mida teete ja kuidas nad saavad teiega edaspidi ühendust võtta.
Integreeritud turundusagentuuri inimesed Ocreative öelge, et e-posti allkirja kasti omamine on „nagu iga kord, kui meilisõnumi saadate, inimesele visiitkaardi kätte anda”. Kui teil seda veel pole, lisage allkiri, mis sisaldab teie täisnime, ametikohta, telefoninumbrit, e-posti aadressi, veebisaiti ja ettevõtte logo.
10 Pidage meeles KISSi (hoidke seda lühikese ja lihtsana).
Shutterstock
KISS-meetodit õpetati enamikule meist põhikoolis, kuid see ei tähenda, et see oleks hilisemas elus vähem vajalik. Boomerang , e-posti tootlikkuse rakendus, uuris peamisi meetodeid, kuidas saada rohkem e-posti vastuseid. Nende suurim kaasavõtmine? Parim on kirjutada kaheksa-aastaselt.
Nende uurimistööst selgus, et kolmanda klassi lugemistasemel kirjutatud e-kirjadele vastati 36 protsenti suurema tõenäosusega kui kolledži lugemistasemel kirjutatutele.
11 Pöörake tähelepanu manustele.
Shutterstock
Manused on mõnikord vajalik osa e-posti protsessist, kuid enne loobumisega manustamist peaksite neid täielikult teadma, kuidas neid kasutada. Pikkades meilikettides võivad need mõnikord jääda märkamatuks või tähelepanuta ning ootamatud manused kipuvad olema ka avamata, kuna saajad on elektrooniliste viiruste suhtes ettevaatlikud.
Parim lahendus on helistada manustele e-posti sisus. Grammatiliselt ütleb, et parim viis manustest saajale teatamiseks on lisada oma e-kirja lõppu sõnum, mis ütleb midagi järgmiselt: „Olen lisanud [üksus]” või „Lisateavet leiate lisatud [üksusest]” . '
12 Standardige oma font.
Shutterstock
Kuigi fondistiilide ja -värvidega mängimine võib olla lõbus, pole professionaalses maailmas erkroosadel koomiksilauludel kohta. Nagu selgub, on fontide kasutamine digitaalse suhtluse osas ülimalt oluline Colin Wheildon , autor Tüüp ja paigutus: kas suhtlete või muudate lihtsalt ilusaid kujundeid? 'Kolmveerand meie lugejatest on võimalik puhuda lihtsalt vale tüübi valimisega,' ütles ta Ameerika kirjanikud ja kunstnikud .
Mis kirjadest peaksite siis kinni pidama, kui tegemist on meilidega? MageMail soovitab Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS või Arial.
13 Korrigeeritud kõik.
Shutterstock
E-kirja kirjutamisel on tõenäoline, et eksite ikkagi, olete ainult inimene. Töömeilide osas ei vaadata aga sageli vigadest mööda. Sees Grammatiline küsitlus ligi 2000 vastajast 67 protsenti ütles, et nii oli mitte okei, et teha kirjade kirjavigu, samas kui ainult 6 protsenti arvas, et see on vastuvõetav viga.
14 Sisestage viimane e-posti aadress.
Shutterstock
kuidas kohtuda 40ndates eluaastates
Lihtsaim viis veenduda, et te ei saada e-kirju enne, kui see on valmis või enne, kui see on kirjavigadest vabastatud? Enne saaja e-posti aadressi sisestamist oodake, kuni kõik on tipptasemel. Nagu teate, tegemine meilivead on üks lihtsamaid viise vale mulje jätmiseks.
'Küsimus pole ainult professionaalsuses,' Karen Kessler ütles Evergreen Partners president Forbes . „Kaalul on töötaja ning ettevõtte või organisatsiooni maine. Oleme näinud, et kehvad e-posti otsused toovad töötajale kaasa negatiivseid tagajärgi - vallandamise ja ka organisatsiooni jaoks - kohtuvaidlused. '
15 Ja kontrollige oma saaja nime kolm korda.
Shutterstock
Üks suur viga, mida peaksite vältima, on saaja nime valesti kirjutamine, seega kontrollige enne saatmise vajutamist kolm korda. Palju inimesi vaata tegu kohta kirjaviga laisk ja tähelepanematu nimi, eriti kui e-posti aadressis on õige õigekiri. Mida peaksite tegema, kui teete selle vea kogemata? Kathryn Shanley , minu punase pliiatsi redigeerimise omanik, ütleb viivitamatu vabandamine on teie usaldusväärsuse säilitamise võti.
16 Professionaalseks äriks kasutage professionaalset e-posti aadressi.
Shutterstock
Kuigi isiklikku e-posti aadressi on hea kasutada sõprade või pereliikmetega suhtlemisel, hoidke seda professionaalsest ärivaldkonnast eemal. See on eriti oluline a tarbija-müüja olukorda. A 2016 GoDaddy 1000 ameeriklase seas läbi viidud küsitlus näitas, et 75 protsenti usub, et professionaalse e-posti aadressi omamine on online-äri usaldamisel oluline tegur ning 33 protsenti kahtleks müüja õiguspärasuses, kui kasutaks isiklikku e-posti aadressi.
'Te ei unusta kunagi esmamuljet ei päriselus ega veebis,' ütles GoDaddy tootejuht Steven Aldrich , ütles a avaldus . 'Sageli toimub teie esimene vahetu suhtlus kliendiga e-posti teel ja seetõttu on selles kontekstis professionaalse väljanägemine tohutult oluline.'
17 Pidage meeles, et kõike saab jagada.
Shutterstock
Olgu see siis edastamine, BCC-sisestamine või lihtsalt telefoni kellegi näo vilkumine, on oluline meeles pidada, et kõike, mida e-kirjaga kirjutate, näeb keegi muu kui mõeldud adressaat. Seetõttu peaks kogu teie e-suhtlus olema professionaalne ja riskivaba. Lõppude lõpuks võivad e-kirjad isegi olla kohtus vastuvõetav , seega on parem mitte kunagi saata midagi, mida saaks hiljem teie vastu kasutada. Ja kui soovite oma tööelu paremaks muuta, vaadake järgmist 25 geeniuse nippi targema ja mitte raskema töö jaoks .
Parema elu elamiseks hämmastavate saladuste avastamiseks kliki siia meid Instagramis jälgima!
