Koos koroonaviiruse pandeemia kogu maailma kontorid sulgedes mõtlevad lugematud ettevõtted ja eraisikud ümber, milline tööpäev välja näeb. Need muudatused ulatuvad aga kaugemale ka higistamisega seotud kontorirõivastest - paljude inimeste jaoks tähendab see ka videokonverentskõnede järsku uputust.
Kuid paljude inimestega Zoomi ja muude videokonverentsi platvormide kasutamine esimest korda võib lihtsalt koosolekule sisselogimine ja videokonverentside maksimaalne kasutamine olla kaks väga erinevat asja. Ekspertide abiga oleme kokku võtnud lõplikud toimingud, mis aitavad teil iga videokonverentsi kõne ilma probleemideta välja käia.
Tehke: Hoidke enda taga asuv ala korras.
Shutterstock / fizkes
Kui te ei kutsuks oma kaastöötajaid oma kontorisse ilma seda enne koristamata, ärge kutsuge neid oma kodukontor kui see on midagi vähem kui korralik.
'Tahate, et kolleegid näeksid teie kodukontorit korraliku ja korrastatuna,' ütleb Kristen Southall Watts , autor Soolo tööpäev . Lisaks oma ruumi puhastamine Soovitab Watts vältida otsest vaatevälja ukseni ja korraldada oma kontor ümber, et piiluvad pereliikmed ei saaks teie koosoleku osaks. '
Ärge: Asetage arvuti näo alla.
Shutterstock
Hea silmside säilitamine on koosolekute jaoks hädavajalik, olgu need siis isiklikult või veebis, nii et veenduge, et kaamera oleks õigesti paigutatud.
'Kõigil on nurgad, mis näevad tema jaoks head välja - kuid kellegi nurk pole maast üles vaadates,' ütleb Flynn Zaiger , Loova digitaalse turunduse agentuuri tegevjuht Online-optimism . Selle asemel soovitab Zaiger oma arvutit tõsta nii, et see oleks veidi üle silmade kõrguse, et teistel oleks lihtne teid näha hoiab sind oma parima välimusega .
Tehke: Lülitage oma märguanded välja.
Shutterstock / Alexey Boldin
unistades pea mahalaskmisest
Need teie seadmetesse saabuvad märguanded ei häiri teie tähelepanu - need häirivad kõiki teie videokõnes osalevaid inimesi.
'Teid ei pea teavitama igast uudiste pealkirjast või äsja üleslaaditud videost hetkel, kui need juhtuvad, eriti mitte teie määratud tööplokkide ajal,' ütleb Watts, kes märgib, et 'iga kord, kui vaatate oma sotsiaalmeedia voogusid kiiresti, kaotate palju produktiivset aega. '
Ärge: Oodake viimase minutini, et välja töötada tehnilised pöörded.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Kui soovite, et koosolek sujuks sujuvalt, veenduge, et oleksite enne kõne alustamist oma tarkvara - sealhulgas video- ja heliseadeid - testinud.
'Koosoleku alustamine ja hilisem heli mõistmine või video segi ajamine põhjustab viivitusi,' ütleb Ruuben Yonatan , Ettevõtte tegevjuht GetVoIP , kes hoiatab, et see võib teile isegi ärile maksma minna, kui see paneb kliente teid ebaefektiivsena nägema. Veendumaks, et kõik oleks korras, soovitab Yonatan kõigepealt teha kuivjooksu koos sõbraga, kes võib teile tagasisidet anda.
Tehke: Kõnede vahel võib olla mõni seisak.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Isegi kui teil on tagantjärele toimuvaid koosolekuid, võib nende vahel vaid mõne minuti pikkune seisakuid muutmine mõjutada seda, kui tõhusad olete igas koosolekus.
'Pärast kõnesid ja konverentse vajate mõne minuti möödumist e-kirjade või tekstide kustutamiseks, koosoleku ajal tehtud märkmete korrastamiseks ja järgmise ülesande jaoks vaimselt käiguvahetuseks,' ütleb Watts, märkides, et Ettevalmistus aeg kõnede vahel võib suurendada teie tähelepanu hajumise riski.
Ärge: Rääkige liiga kiiresti.
Shutterstock / fizkes
Ärge laske oma tavapärasel miili minutis esineval kõnel olla töökaaslastel keeruline mõista seda punkti, millest proovite üle saada.
'Ärge rääkige liiga kiiresti, et neil, kes kuulavad (ja vaatavad), oleks probleeme teie mõistmisega,' ütleb Deborah Sweeney , Ettevõtte tegevjuht MyCorporation . Kui teil on vaja pausi teha, soovitab Sweeney kaamerale naeratada, selle asemel, et kasutada selliseid täissõnu nagu “um” või “uh”, mis võivad teid tunduda ettevalmistamata.
Tehke: Pöörake tähelepanu teiste inimeste kehakeelele.
Shutterstock / Fookus ja hägusus
Liiga paljude inimeste korraga rääkimine võib hetkega muutuda arusaamatuks kakofooniaks. Kui soovite vältida kattuvat kõnet, lugege kindlasti koosoleku osalejate kehakeel et saada vihjeid, kui rääkida on ohutu.
'Tavalised märgid, millele tähelepanu pöörata, on peade tukkumine või suu avanemine,' ütleb Julian Jost , Tegevjuht ja ettevõtte asutaja Kosmosebaas .
Ärge: Hoidke mittevajalikud vahelehed lahti.
Shutterstock / Sõbrad
Kui soovite oma meele keskenduda käimasolevale ülesandele - ja vältida võimalikku piinlikkust -, veenduge, et kõik koosolekul oleksid mittevajalikud vahelehed suletud või minimeeritud.
'Te ei soovi, et teid tabataks, kui keegi küsib:' Kas saate oma ekraani jagada ja meile näidata? 'Ütleb Shayne Sherman , Ettevõtte tegevjuht TechLoris , kes märgib, et liiga paljude vahelehtede korraga avamine võib isegi teie kõne kvaliteeti mõjutada.
Tehke: Kasutage oma kõrvaklappe.
Shutterstock / fizkes
Teie töökaaslased tahavad teid kuulata - mitte teie laste mänguheli, koera haukumise või kiirabiauto väljas käimise häält.
'Enamik sülearvutimikrofone on tõesti halvad ja võtavad iga vähese müra,' ütleb Julie Bee , president BeeSmart sotsiaalmeedia . 'Kõrvaklapid ja kõrvaklapid tagavad taustamüra miinimumini ja võtavad teie öeldut arvesse.'
Ärge: Lugemine.
Shutterstock / Pressmaster
Kui soovite, et koosolekul osalejad püsiksid kaasatud, proovige kõne pidamise asemel dialoogi edendada.
'Meie tähelepanu kestus on tänapäeval veelgi lühem, nii et selle asemel, et arvuti ees istuda ja kõnelevate inimestega rääkida, kaasake inimesed vestlustesse,' soovitab Bee, kelle sõnul hoiab see harjumus inimesi ka kõnes kaasatuna ja tähelepanelikuna .
Tehke: Kasutage vaigistuse ja video väljalülitamise nuppe.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Kui teil pole selleks spetsiaalselt palutud, ei pea teil mikrofoni ega kaamerat igal koosolekul sisse lülitama.
'Kui te ei räägi, summutage ennast. Kui teil on vaja palju ringi liikuda või tõusta ja teha koosolekust paus ... siis peitke oma video ja summutage ennast, ”soovitab Bee.
Ärge: Tugineda ainult WiFi-le.
Shutterstock / Olivier Le Moal
millist keelt on kõige raskem õppida
Varukava olemasolu juhuks, kui WiFi katkeb, tähendab, et te ei jäta ühtegi olulist detaili kasutamata.
'Miski ei ületa vana kooli Etherneti-kaabli võrgu jõudlust,' ütleb Jovan Milenkovic , asutaja CommandTech . Ehkki paljudel sülearvutitel pole enam Ethernet-porti, märgib Milenovic, et CAT5-USB-adapterid on pistikupesa võimaldamiseks odavad ja hõlpsasti kättesaadavad.
Tehke: Seadistage automaatne salvestamine.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Selle asemel, et proovida meeletult koosoleku ajal märkmeid teha, seadistage automaatne salvestamine, et saaksite nautida sõna-sõnalt logi kõigest, mis pärast toimus.
'Suum võimaldab teil kõnesid automaatselt salvestada ja see võib olla hindamatu kliendi või meeskonna tagasiside salvestamiseks projekti kohta,' ütleb Dusti araabia , äristrateeg koos Reinvention Co .
Ärge: Jätke muud Interneti-toega seadmed töötama.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Enne kohtumise algust teiste Interneti-toega seadmete väljalülitamine aitab teil piirata ühenduse viivitusi ja hoida videokonverentskõnesid sujuvalt.
'Isegi parim Interneti-pakett ei taga, et teie kodune internet suudaks videokonverentsi kaudu pikki ärikohtumisi pidada,' ütleb Milenkovic, kes soovitab toakaaslastel ja pereliikmetel paluda mängude ja allalaadimiste esitamine kogu koosoleku ajaks ootele panna, kui see on võimalik.
Tehke: Kasutage vestlusfunktsiooni.
Shutterstock / Rawpixel.com
Seal on lihtne lahendus, kui soovite vältida kõigi omavahelist rääkimist, kui koosoleku lõpus on küsimuste ja vastuste aeg.
'Kasutage vestlusfunktsiooni ja öelge, et teil on kõigepealt küsimus või lause, selle asemel, et see lihtsalt välja puhuda,' soovitab Matthew Ross , asutaja ja juht Unehoov .
Ärge: Kanna higi.
Shutterstock / fizkes
Kohtle oma virtuaalseid kaastöötajaid sama austusega, nagu kohtleksite neid isiklikult, ja veenduge, et vaataksite oma kohtumise osa välja.
'Püüdke vältida kõike, mis on liiga ere ja liiga palju mustreid,' soovitab Kyle Turk , Turunduse asepresident aadressil Põhiotsing . Turk lisab, et isegi kui arvate, et teie töökaaslased näevad teid ainult õlgadest ülespoole, on töökohale sobiva põhja kasutamine alati hea mõte juhuks, kui peate püsti tõusma või liikuma.
Tehke: Kas teil on varuplaan.
Shutterstock / Monkey Business pildid
Hoidke käes kogu oma koosoleku jaoks vajalik sisselogimisteave ja te ei jäta hätta, kui teie ühendus viibib.
'Veenduge, et teil oleks telefoninumber või varuplaan, juhul kui see ei ühendu veebis plaanipäraselt,' soovitab Paige Arnof-Fenn , ülemaailmse strateegilise turunduse ettevõtte asutaja ja tegevjuht Mavens & Moguls .
Ärge: Kasutage oma klaviatuuri.
Shutterstock / Jacob Lund
Kui soovite koosoleku ajal märkmeid teha, siis hoidke klaviatuuri puudutamise asemel käepärast märkmikku.
'Sõltumata sellest, kas teete märkmeid või vastate meilidele või meeskonnavestlustele, häirib teie sisestamise heli,' ütleb Mark Strassman , UCC SVP ja GM kell LogMeIn . Kui märkmete käsitsi kirjutamine ei tundu piisav alternatiiv, soovitab Strassman kasutada sisseehitatud transkriptsiooniteenust, mis on saadaval enamikul videokonverentsi platvormidel.
Tehke: Luba kiirklahvid.
Shutterstock / selge
Selle asemel, et oma mikrofoni juurdepääsunuppu leida ja ringi käia, lubage enne koosolekut kiirklahvid, et saaksite vajadusel hõlpsalt helistada.
'Push-to-talk lubamine tagab, et grupikõne keskkonnas pole teie põhjuseks valge müra, kajad ja taustamüra,' ütleb Keenan Beavis , asutaja Longhouse Media , kes märgib, et see funktsioon on saadaval platvormidel nagu Zoom, Skype ja Discord.
Ärge: Unustage välja logida.
Shutterstock / shurkin_son
Enne kui hakkate uuesti higistama, soovite teha ühe olulise viimase sammu: kõne lõpetada.
'[Ärge laske oma valvurit enne sisselogimist maha lasta - mikrofon / kõlar võib endiselt töötada!' hoiatab Arnof-Fenn.
